Der Personal Data Protection Act (PDPA) ist ein Gesetz, das die Erhebung, Verwendung und Offenlegung personenbezogener Daten durch alle privaten Organisationen in Singapur regelt. Das Gesetz trat am 2. Juli 2014 in Kraft.
Unternehmen, die personenbezogene Daten aus Singapur verarbeiten, sind für die rechtmäßige Verarbeitung nach singapurischem Recht verantwortlich. Die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb Singapurs ist geregelt, und die PDPC ist die wichtigste Vollstreckungsbehörde.
As more and more companies adopt policies to be compliant and competitive, it is only a matter of time before companies of all shapes and sizes adopt data protection policies and work toward compliance.
Um das Gesetz einzuhalten, müssen mehrere Schritte unternommen werden.
Schritt 1 – Ernennung eines Datenschutzbeauftragten
Foremost, in accordance with section 11 of the PDPA, companies need to appoint a Data Protection Officer. The data protection representative will help management develop policies, programs, and training for employees to comply with the PDPA. The DPO will also keep the management informed of changes to the regulations and issues on the ground.
Schritt 2 – Versteht die PDPA-Verpflichtungen
Secondly, company founders and directors need to understand their obligations under the PDPA. Currently, there are 10 obligations with the latest one added on the 1st Oct 2022. With an understanding of the obligations, management can then have a better appreciation of the PDPA and the necessary actions to take.
Schritt 3 – Entwickeln Sie eine Datenschutzrichtlinie
Thirdly, section 12 of the PDPA requires companies to develop policies and processes to meet the obligations under the PDPA. These policies and procedures will form the baseline of personal data practices within the company. They would then need to be communicated to all staff to ensure compliance.
Schritt 4 – Entwickeln Sie eine Informationssicherheitsrichtlinie
Wir leben jetzt im Informationszeitalter.
Unternehmen setzen heute zunehmend Technologien ein, um digital zu werden und eine Online-Präsenz aufzubauen. Während die Einführung von Technologie die Dinge effizienter und bequemer macht. Es setzt uns auch Cyberkriminellen aus, die etwas von uns wollen.
Um sicher und konform zu bleiben, wird Technologie eingesetzt, um bestimmte Verpflichtungen des PDPA zu erfüllen. Sie dienen als Kontrollen, um Schutz-, Warn- und Überwachungspfade für Dokumentationszwecke bereitzustellen. Daher ist eine Informationssicherheitsrichtlinie erforderlich, um die Praktiken zum Schutz personenbezogener Daten innerhalb des Unternehmens zu verbessern.
Schritt 5 – Entwickeln Sie ein Datenschutzprogramm
Ohne ein Programm, das sie untermauert, sind Richtlinien nur Text auf Papier.
Ein Programm zum Schutz personenbezogener Daten sollte die Aufgaben detailliert beschreiben, die zur Sicherstellung der Einhaltung zu erledigen sind. Das Erstellen eines Datenbestands, das Verstehen des Datenflusses und das Identifizieren von Eigentümern sind die Grundlage eines jeden Datenschutzprogramms. Bestimmte Bereiche wie Einwilligung, Benachrichtigung, Anforderung personenbezogener Daten, Umgang mit personenbezogenen Daten, Beschwerden und Datenschutzverletzungen müssen in dem Programm abgedeckt werden. Wenn immer möglich, sollten regelmäßige Tests und Proben durchgeführt werden.
Schritt 6 – Schulung zur Sensibilisierung der Mitarbeiter
Um die Mitarbeiter davon zu befreien, zu Opfern zu Verteidigern des Unternehmens zu werden, ist es entscheidend, dass sie sich mit den Unternehmensrichtlinien und Best Practices vertraut machen. Daher müssen regelmäßige Schulungen und Bewertungen durchgeführt werden, um jeden Mitarbeiter auf Trab zu halten.
Schritt 7 – Regelmäßige Prüfung und Aktualisierung
Finally, as new threats and new ways of working emerge, there will be changes in the way we do things. Hence, regular audits are necessary to fine-tune any process. New discoveries need to be updated in the respective policies to keep them current and relevant. Personal data regulations are not about to go away any time soon. In fact, its adoption by companies will increase. As companies become more aware of their obligations, they may require their business partners to implement PDPA-compliant policies and processes. Any failure to adopt such practices could result in a personal data breach on their end. The fallout may affect the companies that are the data controllers. This could lead to bad press, loss of revenue, and for some even their jobs.
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